על מנת להנפיק את המסמכים העסקיים מומלץ להשתמש בפנקס אשר מכיל את המסמך בהתאם לסוגו (הצעת מחיר, חשבונית, קבלה, תעודת משלוח וכיוצא באלו..) את הפנקסים תוכלו להדפיס בכל בית דפוס המתמחה בהדפסת פנקסי חשבוניות וכו' אך לפני שתיגשו לעשות זאת יש לנו מספר עצות שימושיות שיוכלו לעזור לכם להשיג תוצאה טובה:
שימו לב לפרטים הקטנים
כאשר אתם מאשרים לבית הדפוס להוריד את פנקס המסמכים להדפסה, הקובץ נסגר ולא ניתן לערוך בו שינויים נוספים, לכן, חשוב מאוד לערוך הגהה מוקפדת, לוודא שבמסמך אין שגיאות כתיב, שהטבלאות מכילות את כל הפרטים הדרושים לכם או לבית העסק שיקבל את החשבונית, שאלמנטים במסמך ממורכזים או מיושרים לימין ושהטופס נראה מכובד ויוקרתי.
מיתוג
כאשר עסק יוצא במהלך של מיתוג, על הדבר להיעשות בראיה הוליסטית תוך הקפדה על שימוש מושכל בלוגו ובפריטים המעוצבים. על מנת לבנות מותג חזק, על הלקוח להיחשף למסר מספר רב של פעמים והמס מכים העסקיים המונפקים על ידי בית העסק הם מקום נפלא לשבץ בו את הלוגו. מעבר לעובדה שהחשיפה המוגברת מחזקת את המותג, זה גם הופך את המסמך העסקי למכובד יותר.
ספרור
על פי הוראות מס הכנסה, המסמכים המונפקים על ידי כל עסק חייבים להיות ממוספרים באופן רציף, כך שפקיד השומה יוכל לעקוב אחר סדר הנפקת החשבוניות או הקבלות. הקפידו לשמור את הפנקסים הישנים כך שבעת הזמנה חדשה תוכלו להודיע לבית הדפוס מאיזה מספר להתחיל את הספרור.
מילוי בכתב קריא
לא אחת אנו נתקלים במסמכים עסקים אשר נראים מכובדים למראית עין, אך שמולאו כלאחר יד בכתב חרטומים בלתי קריא בעליל. כמובן שמסמך עסקי מסוג זה לרוב לא משיג את המטרה שלשמה הוא הונפק, וזאת מהסיבה הפשוטה שהנמען כלל לא מבין מה כתוב בו.
זמינות
נסו לחשוב כמה מתסכל זה יכול להיות כאשר הצעת מחיר, או גרוע מכך, קבלת כספים, מתעכבים בשל מחסור זמני במסמך עסקי זה או אחר... עשו לכם כלל, הקדימו להזמין מסמכים עסקיים זמן רב לפני שתגיעו למצב שבו אתם עלולים לסיים את מלאי הפנקסים שלכם. מכיוון שמדובר במוצר קטן יחסית שאינו תופס מקום רב ואינו מצריך תחזוקה, אין מניעה להחזיק מלאי שיכסה אתכם לשנה הקרובה.
